Kassasjonsoppdatering av Noarks datastrukturer

Noark 5-seminar, OsloMet, Oslo

Noen forbehold

Jeg har aldri gjennomført kassasjon i praksis.

Har ikke funnet konkrete beskrivelser om hvordan dette skal gjøres.

Dette er min tolkning basert på spesifikajonsen for Noark 5, Noark 5 Tjenestegrensesnitt og informasjonfragmenter samlet i arbeidet med Noark 5 Tjenestegrensesnitt og Nikita.

Oppfriskning Noark 5-hierarkiet

Kassasjonsrelevant XML / JSON

Element <kassasjon> for intensjon om å fjerne fra arkivet, koblet til
entitetene arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse.

Element <utfoertKassasjon> for dokumentasjon av det som er fjernet fra
arkivet, koblet til entitetene arkivdel og dokumentbeskrivelse.

Elementet kassasjon 1

<xs:complexType name="kassasjon">
  <xs:sequence>
    <xs:element name="kassasjonsvedtak" type="<M450 string>"/>
    <xs:element name="kassasjonshjemmel" type="<M453 string>" minOccurs="0"/>
    <xs:element name="bevaringstid" type="<M451 integer>"/>
    <xs:element name="kassasjonsdato" type="<M452 dateTime>"/>
  </xs:sequence>
</xs:complexType>

Kan kobles til arkivdel, klasse, mappe, registrering og dokumentbeskrivelse..

Elementet kassasjon 2

Attributt bevaringstid er antall år som heltall, "vanligvis fra når en mappe avsluttes, andre regler kan være aktuelle". Den første verdien for bevaringstid som eksisterer når en beveger seg oppover i hierarkiet er gjeldende bevaringstid. Feltet er ikke obligatorisk for mapper, registrering og dokumentbeskrivelse (N5 krav 6.1.8)

Attributt kassasjonsvedtak spesifiserer hva som skal skje når bevaringstiden er over. Hvis bevares så har ikke bevaringstid relevans.

Attributt kassasjonshjemmel er tekstlig beskrivelse av lovhjemmelsgrunnlag (aka paragrafhenvisning) for vedtaket da det ble fattet.

Elementet utfoertKassasjon 1

<xs:complexType name="utfoertKassasjon">
  <xs:sequence>
    <xs:element name="kassertDato" type="<M630 dateTime>"/>
    <xs:element name="kassertAv" type="<M631 string>"/>
  </xs:sequence>
</xs:complexType>

Kan kobles til arkivdel og dokumentbeskrivelse..

Elementet utfoertKassasjon 2

Når dette legges inn i dokumentbeskrivelse, så slettes aktuell instans av dokumentobjekt. Kombinert med informasjonen i kassasjonselementet viser dette hvorfor et dokument ble slettet, hvem som bestemte at slettingen skulle gjøres og hvem som gjennomførte slettingen. (Hvis tidsperioden mellom foreldremappens avsluttetDato og KassertDato er mindre enn bevaringstid år, så har noen slettet filer for tidlig.)

Kassasjonsprosessen

Det legges opp til en tostegsprosess for kassering av dokumenter.

(1) Hent ut lister med dokumenter som ligger i avsluttede mapper der aktuell bevaringstid er passert. Se over listen og kontroll at den ikke inneholder feil. Gjennomfør sletting og legg inn kassering i aktuelle dokumentobjekt-instanser. Dokumenter forsvinner fra søkegrensesnitt og andre oversikter, men dokumentobjektmetadata og fil på disken bevares i et midlertidig oppbevaringsområde.

(2) Etter en udefinert tidsperiode, så slettes dokumentobjektmetadata og fil permanent.

Det skal kasseres både fra åpne og avsluttede arkivdeler, da arkivdeler kan ha levetid ut over lovmessige krav om sletting. Når en arkivdel er avsluttet og en siste runde med kassering er gjennomført (lengste bevaringstid er passert), så legges utfoertKassering til arkivdelen for å dokumentere at en ikke trenger vurdere ytterligere kassering i arkivdelen.

Mapper og dokumenter som skaper presedens skal ikke kasseres.

Metadata og kassering

Kasseringsprosessen sletter kun dokumentobjekt og fil. Øvrige metadata om en arkivert fil bevares. Dette kan være problematisk, for eksempel når det gjelder virksomhetsspesifikke metadata (VSM), som er utformet til å kunne inneholde hva som helst, også informasjon som en er lovpålagt å slette.

En bør derfor være varsom med hvilken informasjon som hentes inn i VSM-felt fra arkivfiler, og begrense seg til informasjon som ikke skal kasseres.

Det er lov å skrive om eller slette metadata-felt ved kassering, men det skal normalt ikke gjøres (N5 krav 6.1.26). N5 nevner at "det skal likevel være mulig å angi at kassasjon også innebærer sletting av tilhørende metadata." Dette er spesielt relevant der metadata inneholder oppsummering eller nøkkelinformasjon fra dokumenter en ikke lenger har lovhjemmel til å oppbevare, som når de har informasjonsbiter som for å verne privatsfæren ikke lenger skal eksistere i arkivet.

Endringsloggene er også relevant i så måte, da en system som minimum logge endringer av noen metadata-elementer, og er tillatt å logge endringer av alle metadatafelter. Det er i N5 ikke tilrettelagt for sletting av loggoppføringer med metadataverdier som skal kasseres.

Et fiktivt eksempel 1

Bevaring av utleggsrefusjonskjema fra ansatt, som må oppbevares i minst fem år i følge regnskapslovgivingen, og inneholder personopplysninger som skal slettes når personopplysningene er ikke lenger nødvendige for formålet som de ble samlet inn eller behandlet for.

Et fiktivt eksempel - før kassering

<klasse><tittel>A.b.08 Håndtere refusjon</tittel>
  <kassasjon>
    <kassasjonsvedtak>Bevares</kassasjonsvedtak>
    <bevaringstid>0</bevaringstid>
    <kassasjonsdato>2025-03-14</kassasjonsdato>
  </kassasjon>
  ...
  <klasse><tittel>Private utlegg</tittel>
    <kassasjon>
      <kassasjonsvedtak>Kasseres</kassasjonsvedtak>
      <kassasjonshjemmel>Personopplysningsloven Artikkel 17 1.a.</kassasjonshjemmel>
      <bevaringstid>5</bevaringstid>
      <kassasjonsdato>2025-03-14</kassasjonsdato>
    </kassasjon>
    <mappe><tittel>Utlegg 2025</tittel>
      <registrering><tittel>Golftur med hoffleverandør</tittel>
        <dokumentbeskrivelse><tittel>Utleggsskjema nettverksbygging 2024-12-23</tittel>
          <dokumentobjekt/>
        </dokumentbeskrivelse>
</registrering></mappe></klasse></klasse>

Et fiktivt eksempel - åpen arkivdel etter kassering i 2031

<klasse><tittel>A.b.08 Håndtere refusjon</tittel>
  <kassasjon>
    <kassasjonsvedtak>Bevares</kassasjonsvedtak>
    <bevaringstid>0</bevaringstid>
    <kassasjonsdato>2025-03-14</kassasjonsdato>
  </kassasjon>
  ...
  <klasse><tittel>Private utlegg</tittel>
    <kassasjon>
      <kassasjonsvedtak>Kasseres</kassasjonsvedtak>
      <kassasjonshjemmel>Personopplysningsloven Artikkel 17 1.a.</kassasjonshjemmel>
      <bevaringstid>5</bevaringstid>
      <kassasjonsdato>2025-03-14</kassasjonsdato>
    </kassasjon>
    <mappe><tittel>Utlegg 2025</tittel>
      <avsluttetDato>2026-01-31</avsluttetDato>
      <registrering><tittel>Golftur med hoffleverandør</tittel>
        <dokumentbeskrivelse><tittel>Utleggsskjema nettverksbygging 2024-12-23</tittel>
          <utfoertKassasjon>
            <kassertDato>2031-05-01</kassertDato>
            <kassertAv>Anne Arkivansvarlig</kassertAv>
          </utfoertKassasjon>
        </dokumentbeskrivelse>
</registrering></mappe></klasse></klasse>

Et fiktivt eksempel - avlevering i 2070

<klasse><tittel>A.b.08 Håndtere refusjon</tittel>
  <kassasjon>
    <kassasjonsvedtak>Bevares</kassasjonsvedtak>
    <bevaringstid>0</bevaringstid>
    <kassasjonsdato>2025-03-14</kassasjonsdato>
  </kassasjon>
  ...
  <klasse><tittel>Private utlegg</tittel>
    <kassasjon>
      <kassasjonsvedtak>Kasseres</kassasjonsvedtak>
      <kassasjonshjemmel>Personopplysningsloven Artikkel 17 1.a.</kassasjonshjemmel>
      <bevaringstid>5</bevaringstid>
      <kassasjonsdato>2025-03-14</kassasjonsdato>
    </kassasjon>
    <mappe><tittel>Utlegg 2025</tittel>
      <kassasjon>...</kassasjon>
      <registrering><tittel>Golftur med hoffleverandør</tittel>
        <kassasjon>...</kassasjon>
        <dokumentbeskrivelse><tittel>Utleggsskjema nettverksbygging 2024-12-23</tittel>
          <kassasjon>...</kassasjon>
          <utfoertKassasjon>
            <kassertDato>2031-05-01</kassertDato>
            <kassertAv>Anne Arkivansvarlig</kassertAv>
          </utfoertKassasjon>
        </dokumentbeskrivelse>
</registrering></mappe></klasse></klasse>

Noen nyttige kilder

Tusen takk

Spørsmål?